Как правильно заверить копию документа

Документ — это бумага, которая служит подтверждением определенного факта либо основанием для претензии на определенные права. Под документом в таком случае подразумевается подлинник, действительно выпущенный таким образом, что он получает соответствующее значение. Однако существует возможность получить копию, которая будет обладать не меньшим значением, нежели оригинал. Разумеется, ее необходимо оформить только с соблюдением особой процедуры.

Когда нужно заверять

Существуют следующие ситуации, когда нужно удостоверить копию документа.

Гражданину это необходимо когда:

  • ему требуется поступить на учебу или устроиться на работу, ему понадобится копия диплома или трудовой.
  • нужно оформить льготу или пособие;
  • при вступлении в наследство;
  • при заключении договора купли-продажи объекта недвижимости.

Правила процедуры

Заверенное копии производится в соответствии с определенной процедурой, речь о которой пойдет далее в этом разделе.

Какие документы можно заверять самостоятельно

В организации допускается самостоятельно заверять в основном те документы, которые в ней и были оформлены. Речь идет о бумагах бухгалтеров, письмах, приказах и т.п.

Также существуют и ситуации, когда на предприятии допускается заверение копий в отношении документов, которые были составлены вне их пределов.

Такое возможно, когда в настоящее время они хранятся у них. Речь идет в частности о трудовых книжках сотрудников.Во всех прочих случаях необходимо обращаться к нотариусу.

Кто вправе ставить надпись

В общем случае заверение копии любых бумаг в организации производит ее отдел кадров. При его отсутствии такие полномочия могут быть возложены на бухгалтера компании.Если же данное лицо не трудоустроено, то для заверения документа, в частности копии трудовой, ему нужно обратиться к нотариусу, принеся как оригинал, так и свой паспорт для удостоверения личности.

В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.

Правила по ГОСТу

Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве. Также ксерокопию необходимо прошить, скрепив сложенные листы по левому краю.

Края ниток, используемых для такой процедуры, нужно заклеить с использованием бумаги. Далее на ней сверху приводится число, когда копия была сшита и ставится принадлежащая компании печать, оттиск которой должен отчасти быть на самой копии, а отчасти на бумаге, которой были склеены нитки.

Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:

  • На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
  • Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель);
  • Также нужно указать наименование его должности;
  • Пишется число, когда произошло это заверение;
  • Новация с 1 июля 2018 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
  • Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.

Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).

Этот реквизит выступает для них лишним подтверждением того, что на момент выпуска данной бумаги ее обладатель был трудоустроен, что означает наличие постоянного источника доходов. В результате его шансы на кредит возрастут.

Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись. В то же время она является вполне допустимой, и в ситуации, когда банку требуется подобное указание — и желательной.

Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник. К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании.

В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.

Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа. В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.

При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:

  • пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
  • при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
  • требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;
  • листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.

При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты, о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе. Там же вносится и надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов» (их количество выражается словами, а не цифрами).

Удостоверение копии у нотариуса

Удостоверение копии у нотариуса придает ей безусловную официальную силу. При этом эту процедуру может заказать не только владелец документа, но и любое иное лицо, если только нет оснований предполагать, что бумага попала к нему незаконно. Сам юрист должен проверить личность обратившегося к нему, оценивать его дееспособность в данном случае не требуется. При этом допускается заверение копии по доверенности, но лишь в том случае, если такое полномочие в этой документе оговорено.

Также нотариусу необходимо определить, что в самом документе не содержится ничего нарушающего российское законодательство.

Обязательные случаи

Нотариальное удостоверение документа является обязательным в том случае, когда очевидно, что выполнение такой процедуры на предприятии недопустимо, поскольку бумага не была оформлена внутри данной организации и не хранится там.

Нотариальный порядок

Нотариус принимает документ у его владельца, проверяет его соответствие всем требованиям (см. следующий раздел), далее ставит на нем полагающийся штамп и следом заверительную надпись.

На что обратить внимание

Нотариус предъявляет целый ряд требований к документам, которые подаются ему на заверение. При их несоблюдении он имеет право отказать в выполнении соответствующей процедуры. В частности, не допускается следующее:

Это интересно:  Документы для регрессного иска

  • нарушение целостности документа, когда он распадается на части
  • наличие в тексте нечитаемых участков, разобрать которые невозможно;
  • часть текста написана карандашом;
  • также присутствие нечетко поставленных подписей должностных лиц, в том числе, если этот реквизит выполнен с применением технических средств, включая светокопирование и факсимильный штамп;
  • печати, принадлежность которых определенной организации затруднительно идентифицировать;
  • любые повреждения документа (текста и иные), вследствие наличия которых либо возникают сомнения в аутентичности данной бумаги, либо появляется вероятность неоднозначной ее интерпретации;
  • ламинирование поверхности оригинала, вследствие чего становится затруднительно установить, подлинный он или нет;
  • присутствие дописок, зачеркивания и правок, относительно которых нет указания, что они верны;

Также нотариус не заверяет рукописных документов, бумаг, имеющих гриф «Секретно» и ряда документов, имеющих медицинский характер.

Подробнее о заверении копий документов смотрите ниже на видео.

Как заверять документы «копия верна»: образец. Правила заверения копий документов

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп — это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».

Зачем это нужно?

Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.

Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.

Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.

В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
  • Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
  • Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
  • Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила

  • Текст копии должен быть понятным.
  • Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
  • Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
  • Указать фамилию и инициалы заверяющего.
  • Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
  • Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
  • Заверять должно уполномоченное лицо.
  • Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать:

Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)

Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

Кто вправе заверять

В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.

В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.

Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.

Если законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.

При этом нотариус свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.

Паспорт, трудовая книжка

Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.

К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.

Это интересно:  Как выйти из состава учредителей ООО самостоятельно в 2019 году - без согласия, заявление, бесплатно документы

Как правильно заверить копию трудовой книжки, наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.

Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр. Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Подпись. Расшифровка. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.

Если страниц много…

Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно. Можно выделить 2 варианта действий:

  • на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;
  • сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.

У нотариуса

Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.

Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.

Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.

Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не забудьте взять с собой оригинал!

Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане. В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.

Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.

Как заверить копию документа

Статьи по теме

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

Из статьи вы узнаете:

Заверение копий документов 2017

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Когда может понадобиться заверение копий документов?

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

  • при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
  • при выдаче сотрудникам;
  • при представлении контрагентам;
  • для направления в тендерную комиссию;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

Нотариальное заверение копий документов

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат. Отказ может касаться документации:

  1. медицинского характера, содержащей сведения о заболеваниях;
  2. имеющей гриф секретности;
  3. договоров в письменной форме без нотариального удостоверения подлинности подписей сторон;
  4. с наличием в тексте исправлений, приписок, неоговоренных корректировок;
  5. с нечитаемыми элементами: словами, подписями, реквизитами, печатями;
  6. с фрагментами, написанными карандашом;
  7. с нарушенной целостностью;
  8. с наличием факсимильной подписи;
  9. ламинированной документации, если сложно определить ее подлинность;

Правила заверения копий документов

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота. Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Это интересно:  Декларация при продаже квартиры - менее 3 лет, в 2019 году, как заполнять, налоговая, 3-НДФЛ, когда нужно подавать, более 3 лет, образец, документы

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

Как заверить копию документа

О том, что такое копия документа, а также его дубликат и выписка, мы уже говорили. Сегодня углубимся в тему заверения копий. Как заверить копию документа так, чтобы не смогли придраться даже самые строгие представители государственных органов? Какая информация должна быть указана при заверении копии? На какие нормативные документы нужно ориентироваться?

На сегодняшний день в России действуют два документа, которые распространяются на все организации и в которых прямо написано, как нужно заверять копии. Это:

Нормативный характер из этих двух документов носит только Указ Верховного совета СССР. Ничего страшного, что ему уже больше 30 лет: никто его не отменял, а значит, указ действует. Государственные стандарты к применению добровольны.

Как правильно заверить копию документа?

Что же говорят о заверении копий документов упомянутые ГОСТ и Указ? На самом деле, никаких противоречий в их требованиях и рекомендациях нет. Есть несовпадения. Представим это наглядно, в таблице (все картинки кликабельны):

*Если организация использует печать, подробнее – в статье «Отмена печати для юридических лиц»

В таблице – абсолютный набор данных, необходимых для заверения выписок и копий. Проблема в том, что, если следовать только Указу, заверенную по этим правилам копию, с большой долей вероятности, не примут из-за отсутствия расшифровки подписи. А если следовать только ГОСТу, то знакомые с Указом могут сослаться на отсутствие отметки о месте нахождения подлинника. Поэтому рекомендация (именно рекомендация) будет простой: использовать все перечисленные составляющие отметки, и из ГОСТа, и из Указа. Тогда точно никто не придерется. Отметка о заверении копии тогда будет выглядеть так:

Номер дела можно не указывать, требуется только наименование организации. Это информация на случай, если все-таки кому-то придется разыскивать оригинал. Номер дела тогда может очень помочь в поисках.

В Указе не написано, что вся нужная информация должна быть написана непременно от руки. Нет ничего подобного и в ГОСТе. Поэтому максимум постоянных данных можно поместить в специальный штамп для заверения копий:

Право заверять копии документов

Кроме информации о том, как правильно заверить копию документа, в Указе предписано делать это или руководителю организации, или «уполномоченному на то должностному лицу». Ключевое слово «уполномоченный». Работник, который заверяет копии, должен быть наделен этим правом. Уполномочить можно разными способами:

В любом случае это должен быть работник организации. Посторонние не имеют право заверять копии даже по доверенности (имеются в виду, например, юристы, бухгалтера, кадровики, работающие по договору подряда или аутсорсинга). Только свои, родные, штатные сотрудники! Это вытекает из формулировки «должностное лицо»: у наемных юристов и бухгалтеров никакой должности в компании нет.

Как заверить копию документа надлежащим образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах. «), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или) нотариус;
(или) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Заверяем самостоятельно

Статья написана по материалам сайтов: znaybiz.ru, fb.ru, www.sekretariat.ru, thebestsecretary.ru, www.pnalog.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий