+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Уведомление о предоставлении отпуска работнику

ФОРМА

При этом работник не обращался к работодателю с требованием об ознакомлении с графиком отпусков. В связи с этим никаких нарушений в действиях работодателя суд не обнаружил.

Вправе ли работодатель выдать трудовую книжку работнику в последний день перед отпуском, если он увольняется из него? Ответ в «Энциклопедии решений» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

По нашему глубокому убеждению, график отпусков не является локальным нормативным актом, поскольку не содержит правовых норм, то есть правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия локальных нормативных актов, график отпусков локальным нормативным актом не делает. Поэтому ч. 2 ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, ТК РФ не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить уведомление о предоставлении отпуска работнику?

Очередной оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 122 Трудового кодекса Российской Федерации, входит в список неотъемлемых прав сотрудника, вне зависимости от того, как он работает: на полную ставку или по совместительству. Для того чтобы соблюсти формальности, трудящийся должен в установленные сроки и правильно написать заявление на отпуск, а работодатель — направить ему соответствующее уведомление за 2 недели до предоставления отпуска. Однако сейчас широко используется упрощённый порядок, согласно которому работник просто получает под подпись извещение о начале отпуска.

Какого бы варианта ни придерживался работодатель, составлять уведомление, как и приказ о предоставлении отпуска работнику, необходимо. Ниже будет рассказано о порядке оформления документа и ознакомления с ним сотрудника, а также будет рассмотрено несколько особых случаев.

Когда нужно делать уведомление о начале отпуска?

Необходимость составления уведомления об очередном оплачиваемом отпуске описана в третьем абзаце статьи 123 Трудового кодекса. Согласно ему работодатель должен направить в адрес работника (по факту в большинстве случаев — просто передать на руки под подпись) извещение не позднее чем за 14 дней до начала отпуска. Никаких сложностей с трактовкой этого положения не возникает: уведомление может быть вручено раньше, но не позднее. Чем грозит компании несоблюдение сроков, будет рассказано чуть ниже.

Уведомление об отпуске оформляется и вручается под подпись работнику не позднее чем за 2 недели до начала отдыха

Пример. Пусть работник уходит в оплачиваемый ежегодный отпуск 17 сентября 2018 года. Путём несложных калькуляций можно прийти к выводу, что соответствующее уведомление должно быть направлено ему не позднее 3 сентября — это будет понедельник. Если же отпуск начинается 16 сентября, а предприятие (или конкретный сотрудник) работает по пятидневной схеме, извещение следует передать под подпись не ровно за 2 недели (это будет 2 сентября, воскресенье), а 31 августа — в последний рабочий день недели, пятницу.

Важно: как и при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, работодатель и работник могут действовать не в строгом соответствии с положениями Трудового кодекса. К примеру, предприятие может уведомить трудящегося за неделю, за несколько дней до начала или даже, ознакомив его с графиком отпусков в начале года, больше не задумываться об этом вопросе. Ключевой момент здесь — добровольность и надёжность каждой из сторон. Работник, не получивший вовремя формального уведомления, может инициировать проверку в отношении работодателя; тот же, не скованный письменными обязательствами, может переносить даты отпусков, не согласовывая их с работниками — до тех пор, пока один из них не обратится в надзорные органы. Поэтому, какой бы хорошей ни была обстановка в трудовом коллективе, работодателю настоятельно рекомендуется соблюдать все требуемые формальности.

Как составить уведомление о начале очередного оплачиваемого отпуска будет рассказано в следующем разделе; это не сложнее, чем отразить отпускные в 6-НДФЛ. Сейчас же следует перечислить случаи, в которых направление извещения является обязательным:

  1. Предоставление очередного оплачиваемого отпуска на общих основаниях. Право на него, как уже отмечалось, имеет каждый сотрудник со стажем работы более полугода (в отдельно оговорённых случаях стаж может быть и меньше). В соответствии со сложившейся практикой график отпусков составляется в начале или середине декабря предыдущего года. При этом должны учитываться интересы обеих сторон: и работника, для которого отправиться в отпуск в желаемый срок может быть по-настоящему важно, и работодателя, которому необходимо спланировать взаимозаменяемость кадров так, чтобы не допустить простоев на предприятии. Зачастую, впрочем, отдел кадров составляет график, не особо вникая в интересы сотрудников и представляя его как свершившийся факт; но даже в этом случае за работодателем сохраняется обязанность использовать единую установленную формулу для расчёта отпускных.
  2. Предоставление внепланового отпуска на законных основаниях. Если сотрудник имеет или обретает право на дополнительные дни отдыха, работодатель должен, как и в ранее описанном случае, направить ему под подпись уведомление за 2 недели до ухода в отпуск. Никаких исключений для «особых» случаев нет: даже если они не включены в график (а обычно так и бывает), предприятие оформляет их в штатном режиме, соблюдая требования законодательства. Если оно этого не делает, у трудящегося появляются основания для обращения в надзорные органы, а у работодателя — новые проблемы.

В остальных случаях (например, при предоставлении неоплачиваемого отпуска по собственному желанию) уведомление о начале может не направляться. Неоплачиваемые дни, само собой разумеется, не включаются в единый график отпусков, а чтобы воспользоваться ими, работнику достаточно, как упоминается в статье 128 Трудового кодекса, согласовать детали с организацией и написать заявление; никаких дополнительных манипуляций с точки зрения законодательства не требуется.

Совет: информацию о направленных работникам уведомлениях о начале отпуска следует вносить в соответствующий внутренний журнал предприятия. Это не только универсальный отчётный документ, но и удобный индекс, позволяющий работодателю узнать, был ли трудящийся ознакомлен с приказом, и доказать свою правоту в досудебных разбирательствах и в зале суда.

Уведомление о начале отпуска может быть составлено в любой момент, вписывающийся в сроки: за месяц, три недели, 15 дней и так далее. Принципиальными являются два момента: найти сотрудника и получить его подпись. По разным причинам, более или менее субъективным, сделать это день в день не всегда возможно, поэтому рекомендуется предоставлять уведомление под подпись трудящегося с небольшим запасом: не за 14, а хотя бы за 16–17 дней. Это позволит избежать опоздания с ознакомлением и, как следствие, возникновения законных возражений у сотрудника.

Не нужно впадать и в другую крайность, оформляя уведомление за несколько месяцев: и в жизни сотрудника, и в деятельности законодателя могут возникнуть осложнения и привходящие обстоятельства, вынуждающие перенести сроки очередного или дополнительного отпуска или вовсе отменить его. К примеру, работник может заболеть, получить профессиональную травму или решить уволиться; в любой из этих ситуаций составление извещения теряет всякий смысл.

Правила составления уведомления о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели, должно состоять из следующих блоков:

  1. Наименование учреждения-работодателя: полное официальное и, если на листе есть место, а у составителя — желание, сокращённое. Второе можно исключить; первое, во избежание возможных осложнений, следует приводить всегда полностью и в неизменном виде — точно так, как в учредительных документах.
  2. Основные реквизиты предприятия: ОГРН, ИНН, ОКВЭД 2 и другие. Приводить банковские реквизиты (БИК, корреспондентский счёт и так далее) нецелесообразно, поскольку уведомление о начале отпуска не относится к платёжным или кассовым документам.
  3. Фамилию, имя, отчество и наименование должности сотрудника, отправляющегося в отпуск. Приводить их, разумеется, следует полностью, не проставляя инициалов. Название должности можно заменить номером из штатного расписания, если таковой имеется. Кроме того, можно привести другие данные работника: дату его рождения, контакты и иные. Впрочем, особого смысла в этом нет: извещение о начале отпуска носит чисто уведомительный характер и не преследует цели познакомить стороны друг с другом.
  4. Заголовок. Как и в других документах, его следует визуально отделить от основного текста, используя более высокий, полужирный или курсивный шрифт, а также оставляя перед ним и после него пустые строки. Применять шрифты различных начертаний допустимо, однако, в силу официальности документа, не рекомендуется. Текст заголовка должен быть предельно краток и лёгок для восприятия: «Уведомление», «Уведомление о начале очередного (дополнительного) отпуска» и так далее.
  5. Номер и дата составления документа. Эти данные можно вынести в «шапку», поместив сразу после реквизитов, однако чаще они пишутся на следующей строке после заголовка, составляя с ним единое целое. Такой подход не только более логичен, но и позволяет легче отыскать указанные сведения при беглом просмотре подшитых бумаг. Как и наименование документа, дату и номер следует выделять: полужирным или курсивным шрифтом и так далее. Номер уведомления проставляется порядковый, общий для внутренних документов или отдельный (последнее нелогично, поскольку создаёт путаницу). Дата приводится в стандартном для России порядке: ДД.ММ.ГГГГ (без использования слешей, дефисов и других «неправильных» разделительных символов).
  6. Первый абзац основного текста со ссылкой на норму права (в данном случае — 123 статью Трудового кодекса), обязывающую работодателя к оформлению документа, датами начала и окончания очередного или дополнительного отпуска в ранее описанном формате, а также общей продолжительностью в сутках (календарных днях). Составителю документов важно помнить, что, в соответствии с правилами приличия и принятой деловой этикой, если в тексте уведомления используется личное обращение к работнику, слово «Вы» нужно писать с большой буквы. Отказ от этой нормы, разумеется, не лишит документ юридической силы, однако и не прибавит работодателю уважения в глазах работника.
  7. Второй абзац основного текста, содержащий просьбу к работнику подтвердить получение документа, проставив в соответствующем поле подпись с расшифровкой и дату. Поскольку это самая распространённая практика заверения, никаких ссылок на законодательство приводить не требуется — достаточно объяснить работнику, что именно от него требуется.
  8. Подпись с расшифровкой ответственного лица: начальника или исполняющего обязанности начальника отдела кадров, руководителя подразделения, директора компании и так далее. К примеру, если отпуск сотруднику предоставляет индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате специалистов отдела кадров и бухгалтерии, он может подписать уведомление собственноручно — вся ответственность в любом случае ложится на него. Дату после подписи проставить можно, но не обязательно: ключевое значение будет иметь дата, указанная работником, к которому документ относится.
  9. Подпись с расшифровкой сотрудника, а также проставленная им дата получения уведомления. Фамилию, имя и отчество уходящего в отпуск работника, равно как и дату, может прописать в бланке и составитель документа; в таком случае от первого потребуется лишь подписать бумагу, удостоверяя таким образом своё согласие с приведёнными в ней положениями.
  10. При необходимости — уточняющие сведения, имеющие прямое отношение к делу. Например, упоминание о сдвиге времени уведомления по согласованию с работником и так далее. Поскольку они размещаются на одном бланке с основным текстом, дополнительно заверять их нет никакой нужды — однако и такой вариант может использоваться особенно бдительным работодателем.
Это интересно:  Оплата госпошлины за развод в суде

Важно: также не требуется, если только это не предписано внутренним распорядком предприятия или особыми приказами вышестоящих органов, ставить на уведомлении о начале отпуска оттиск печати или штампа организации. Однако и пресекать такую практику, если она уже заведена, не имеет смысла.

Уведомление об отпуске, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели до начала, может быть оформлено как от руки, так и на компьютере. В последнем случае его необходимо распечатать, так как для заверения бумага должна содержать «живые» подписи обеих сторон: представителя работодателя и самого работника или его законного представителя.

Унифицированной формы бланка уведомления о начале отпуска законодателем не предусмотрено: каждое предприятие может составить собственный шаблон, внеся в него свои наименование, реквизиты и стандартный текст, или использовать любой образец из множества содержащихся в Интернете — тогда рекомендуется обратить внимание на дату создания файла: чем она ближе к сегодняшней, тем актуальнее шаблон и, следовательно, тем меньше он вызовет вопросов в случае судебных разбирательств или проверок.

Уведомление о начале отпуска — образец

Скачать образец уведомления о начале отпуска можно по ссылке выше.

Часто задаваемые вопросы

Несмотря на очевидную лёгкость, составление и использование уведомления о начале отпуска может вызвать ряд вопросов, ответы на которые будут приведены в следующих подзаголовках.

Как провести ознакомление сотрудника с уведомлением?

В соответствии со сложившейся практикой, с документом должен быть за 2 недели до начала отпуска ознакомлен лично работник или (в особых случаях) его законный представитель, имеющий нотариально заверенную доверенность. После прочтения сотрудник должен внизу уведомления в соответствующем поле поставить свою подпись, привести её расшифровку и рядом же указать дату заверения бумаги. Это стандартный, самый простой и наименее затратный для обеих сторон способ. Но не всегда всё получается так гладко — ниже будет приведён универсальный алгоритм ознакомления работника с документом:

  1. Сразу после оформления уведомления о начале отпуска представитель работодателя (сотрудник отдела кадров или другое уполномоченное лицо, а при невозможности личного общения — курьер) доставляет документ сотруднику и просит того ознакомиться с ним под подпись.
  2. Если ни личная доставка, ни использование «своего» курьера не представляются возможными (например, работник находится в длительной командировке в отдалённом регионе), уведомление пересылается по известному адресу заказным письмом с обязательной отметкой о вручении. Разумеется, отправлять его следует с запасом в несколько дней, а лучше за неделю-полторы: учитывая специфику работы Почты России, рассчитывать на доставку за два-три дня будет чрезмерным оптимизмом. Подпись сотрудника о получении документа необходима, чтобы работодатель мог зафиксировать и при необходимости использовать в дальнейшем дату — как доказательство надлежащего исполнения своих обязанностей.
  3. Сотрудник, прочтя документ, не найдя в нём неточностей и не имея претензий к приведённым в нём сведениям (датам ухода в отпуск и выхода из него), подписывает оба экземпляра, после чего возвращает их уполномоченному лицу. На этом ознакомление считается прошедшим успешно.
  4. Если работник, ознакомившись с уведомлением о начале отпуска, выражает несогласие с каким-либо из его положений, он может или вовсе не подписывать документ, или написать внизу листа свои замечания и заверить подписью именно их. При этом в журнале уведомлений в присутствии свидетелей специалистом отдела кадров делается соответствующая пометка, после чего стороны решают вопрос согласно регламенту.
  5. Если трудящийся отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, представленное ему не позднее чем за 2 недели, отказываясь назвать причину, в журнале (также при свидетелях) указывается приблизительно следующее: «Отказался подписывать без объяснения причин». После этого дело в соответствии с внутренним распорядком организации передаётся на рассмотрение, по окончании которого выносится соответствующее определение в отношении работника.
  6. Если сотрудник не может подписать документ по объективным причинам: вследствие болезни, утраты трудоспособности или смерти, работодатель действует в соответствии с обстоятельствами. Он может доверить подписание бумаги представителю работника или аннулировать документ.

Хранить неподписанные бланки уведомлений о начале отпуска необязательно: они, как не получившие юридической силы, могут быть уничтожены во время очередного списания или досрочно, если у работодателя есть такая возможность.

Что будет, если работнику не направить уведомление?

Последствия для работодателя, не направившего сотруднику уведомление о начале отпуска, зависят от деталей инцидента:

  1. Если работник по независящим от его воли причинам был ознакомлен с документом позже чем за 14 дней (2 недели) до ухода в отпуск, он, в соответствии с пятым абзацем статьи 124 Трудового кодекса, получает право требовать перенесения отпуска на другое (удобное для него) время. То же право возникает у трудящегося, которому вовремя не начислили отпускные. В этом случае единственное, что грозит работодателю, — неудобства, связанные с необходимостью перенести время отдыха сотрудника и, следовательно, с перестройкой графика отпусков. Заявление о переносе, разумеется, должно быть составлено работником в письменном виде и направлено в адрес работодателя до наступления запланированной даты.
  2. Если же работник по причинам, на которые нельзя повлиять, не получил уведомления об очередном или дополнительном отпуске вовсе, он, как и в первом случае, получает право требовать переноса сроков. Кроме того, в соответствии со статьёй 5.27 (пункты 1 и 2) Кодекса об административных правонарушениях, нерадивому работодателю грозит штраф в размере:
    • для должностного лица за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для юридического лица за первый зафиксированный случай — 30000–50000 рублей;
    • для должностного лица за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для юридического лица за рецидив — 50000–70000 рублей.

Если работодатель отказывается выполнять законное требование сотрудника и переносить его отпуск, последний может, руководствуясь общей практикой, подать исковое заявление в суд и жалобу в прокуратуру. В соответствии с первым абзацем статьи 392 Трудового кодекса срок давности по трудовым спорам в этой ситуации составляет 3 месяца с момента неисполнения работодателем своих обязанностей. До истечения указанного времени и должно быть направлено заявление в суд; иначе в дальнейшем сотруднику будет крайне затруднительно доказать, что срок был пропущен по объективным причинам.

Важно: не следует путать указанный срок со сроками давности по гражданским делам. Последний в общем случае равняется трём годам, и работник, не слишком тщательно изучивший информацию, скорее всего, промедлит и столкнётся с невозможностью защитить свои права.

Сколько составлять экземпляров уведомления об отпуске?

Обычно уведомление о начале отпуска составляется в двух экземплярах: для работника и работодателя. Каждый из них должен быть подписан обеими сторонами, после чего первый хранится у сотрудника, а второй — в отделе кадров, а затем (по прошествии установленного срока) передаётся в архив.

Однако, если это предусмотрено внутренним распорядком предприятия или указаниями вышестоящих органов, уведомление об очередном или дополнительном отпуске может составляться в неограниченном количестве экземпляров. Все они подписываются работником и представителем работодателя, после чего рассылаются для хранения в соответствующие инстанции. Как обычно, один экземпляр при этом передаётся трудящемуся, а второй направляется в отдел кадров.

Можно ли оформить документ сразу на нескольких работников?

Законодатель не запрещает оформлять уведомления об отпусках на нескольких сотрудников сразу. В такой ситуации разумнее оформить основную часть документа в виде сводной таблицы, руководствуясь двумя соображениями:

  1. Каждый из работников должен, как и в случае единичного уведомления, подтвердить ознакомление с бумагой и отсутствие претензий, поставив на ней подпись. Следовательно, необходимо предусмотреть в таблице отдельную (обычно крайнюю справа) графу под названием «Подпись», «Ознакомлен» или аналогичным.
  2. Чем длиннее таблица, тем хуже документ для восприятия и тем сложнее в нём искать нужные сведения. В идеале она не должна выходить за пределы одного листа; в самом крайнем случае — простираться на две-три страницы, но не больше. Лучше подготовить несколько отдельных уведомлений, чем «сваливать» всю информацию в один нечитаемый документ. Эта проблема, разумеется, не касается индивидуальных предпринимателей и мелких предприятий, на которых просто некому в таких объёмах одновременно уходить в отпуск.

Вопреки распространённому мнению, не у всех сотрудников, перечисленных в сводной таблице, отпуск должен начинаться в один день. Специалисту отдела кадров, заполняющему документ, достаточно будет указать напротив каждого имени даты начала и окончания отпуска, а затем знакомить работников с уведомлением, каждого — не позднее чем за 2 недели до начала его дней отдыха.

Это интересно:  Доверенность в автосервис для физических лиц

Как и индивидуальные уведомления, «массовые» не имеют унифицированной формы и составляются каждым работодателем исходя из собственных возможностей и представлений об идеальном документе.

Подводим итоги

Уведомление об отпуске оформляется и вручается под подпись работнику не позднее чем за 2 недели до начала отдыха. Оно составляется как минимум в двух экземплярах, один из которых остаётся у сотрудника, а второй хранится в отделе кадров, а позднее — в архиве. Подписать документ может сам трудящийся или его законный представитель; при отказе от подписи делается соответствующая отметка в журнале уведомлений.

Документ состоит из трёх основных частей. В первой приводятся данные работодателя, включая реквизиты, и работника; во второй — наименование, порядковый номер и дата составления документа, а также основной текст; в третьей — подписи обеих сторон: представителя работодателя и работника. По желанию работодатель может составлять уведомление сразу для нескольких сотрудников; тогда в сводной таблице необходимо предусмотреть место для подписи каждого из упомянутых в ней людей. Если трудящийся не был уведомлён о начале отпуска за 2 недели, он имеет право требовать в письменном виде перенесения отпуска на любое другое удобное время.

Как составить уведомление о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

  • ежегодный — оплачивается компанией;
  • дополнительный;
  • связанный с обучением, повышением квалификации;
  • за собственный счет;
  • декретный — в случае беременности;
  • для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным графиком отпусков.

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Бланк уведомления о начале отпуска

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

  • название компании;
  • наименование документа и его номер;
  • дата составления бумаги;
  • ФИО сотрудника;
  • указание должности, которую занимает работник;
  • срок начала и конца отпуска;
  • общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Порядок заполнения и представления форм 1-МС и 2-МС подробно изложен в этом материале.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

  • о начале реорганизации;
  • об оформлении объяснительных;
  • о переводах сотрудников в другие отделы;
  • о том, что были изменены условия работы;
  • о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Далее проводится внесение сведений о сотрудниках компании, на которых лежит ответственность за заполнение журнала и учет уведомлений.

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

  • наименование бумаги;
  • дата составления;
  • номер, присвоенный после регистрации;
  • выдержка текста уведомления;
  • должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
  • дата ознакомления с бумагой;
  • данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2018 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

Это интересно:  Закон о защите прав потребителей в 2019 году - последняя редакция, ст 18, РФ, возврат товара, ст 25, неустойка

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

Ознакомиться и скачать новую форму декларации УСН за 2018 год на нашем сайте можно по следующей ссылке.

Сроки сдачи декларации по транспортному налогу указаны в этой статье.

Уведомление об отпуске

Страница обновлена: 28.09.2015

Уведомление – это документ, с помощью которого работодатель имеет возможность проинформировать работника о том или ином изменении в трудовых отношениях. Уведомление не имеет официального статуса. Тем не менее, Трудовым кодексом в ряде случаев предусматривается направление работодателем письменного уведомления (извещения, предупреждения) работнику, в частности, при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска.

Образец уведомления

Придерживаясь статьи 123 ТК РФ, работник должен быть в обязательном порядке доведен до сведения о предстоящем отпуске под расписку, причем не менее чем за две недели до начала отпуска. Такое уведомление не составляется в случае, если работник самостоятельно написал заявление на отпуск.

Содержание

Трудовым кодексом не конкретизируется, каким образом работник должен быть оповещен о предстоящем отпуске. Форма уведомления об отпуске носит произвольный вариативный характер. Допустимо использование оформления уведомления в заранее составленной трафаретной форме, в которой дописываются только переменные данные работников, это значительно сократит время на составление документа и будет вносить единообразие в документообороте организации. В форму уведомления также можно внести предложение о разделении отпуска на части, что предусматривается статьёй 125 ТК РФ.

Чтобы данный документ приобрел юридическую силу, необходимо грамотное соблюдение следующих требований:

  • документ должен содержать все необходимые реквизиты организации;
  • наличие данных работника с указанием его фамилии, инициалов, должности;
  • документ должен иметь регистрационный номер и дату, когда документ был зарегистрирован;
  • текст, несущий информацию о предстоящих действиях работодателя со всеми ссылками на статьи Трудового кодекса, которые имеют к этому документу непосредственное отношение;
  • подпись работодателя.

Работник должен завизировать свое ознакомление с содержанием документа и своей личной подписью выразить свое согласие. Следует помнить, что при несоблюдении данных рекомендаций уведомление теряет юридический характер и способность выступать в роли доказательства на судебных разбирательствах в разрешении трудовых споров.

Если имеет место нарушение со стороны нанимателя сроков письменного извещения о времени предоставления предстоящего отпуска, есть полные основания для переноса отпуска на более поздний срок, согласованный обеими сторонами. В случае отказа работником подписать ознакомление с письменным уведомлением, кадровым работником составляется соответствующий акт.

А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно — да! Проблемы обычно возникают чуть позже — когда приближается время запланированных отпусков.

ПОВОД ДЛЯ СПОРА

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

КАК УВЕДОМИТЬ?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала [1] . Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А КАК НАКАЖУТ?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя [2] . Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма — дисквалификация руководителя [3] .

ПРИЕМЛЕМЫЕ ВАРИАНТЫ

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».

Статья написана по материалам сайтов: www.garant.ru, arbitrade.ru, buhuchetpro.ru, mirblankov.ru, www.profiz.ru.

»


Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector