+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Образец гарантийного письма об оплате

Содержание

Что такое гарантийное письмо

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату?

Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.

А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

  1. Дата и исходящий номер.
  2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
  3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
  4. Название документа (не обязательно).
  5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
  6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
  7. Сведения об отправителе.
  8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Гарантийное письмо

Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.

Что такое гарантийное письмо

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Как правило, подписывает гарантийное письмо руководитель компании. В отдельных случаях — его представитель по доверенности, если он уполномочен на подписание документов компании.

Что должно содержать гарантийное письмо

Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:

  • от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
  • реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
  • дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
  • суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
  • должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
  • печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
  • если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.

Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.

Образцы гарантийных писем

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2017 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2017 года, после массовых отказов по адресам:

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

Это интересно:  РСВ-2 в 2019 году - что это такое, образец заполнения, пример, нулевая, инструкция

Пример гарантийного письма об оплате задолженности:

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата, хотя такое гарантийное письмо также имеет место быть. Как пример, приведем образец гарантийного письма об оплате товара:

А также, образец гарантийного письма об оплате услуг по договору

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

В любом случае необходимо указать, что именно вы гарантируете сделать, и в какой срок.

Однако, обязательствами по договору может быть и, к примеру, поставка товара, выполнение работ. Приведем пример гарантийного письма на поставку товара (образец):

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

А также, образец гарантийного письма на выполнение работ по договору подряда:

Гарантийное письмо о приеме на работу

Гарантийное письмо от работодателя о приеме на работу — еще один вид гарантийного письма. В нем, как нетрудно догадаться, работодатель гарантирует принять соискателя на работу на должность, указанную в вакансии на определенную оплату. К примеру, такое письмо может понадобиться для оформления визы в консульстве иностранному специалисту, собравшемуся трудоустраиваться в нашей стране. Либо, студенту, который стажировался у данного работодателя, и тот пообещал его у себе устроить после окончания обучения. В любом случае, это гарантия для соискателя, что его точно примут на работу на указанных в письме условиях.

Как видите, ничего сложного в составлении гарантийных писем нет. Главное — внимательность.

Бланк и образец гарантийного письма об оплате

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 18.07.2018

Наиболее простой формой расчета между сторонами является оплата сразу после получения товара, услуги или предъявления законного требования.

Если расчет предполагается произвести спустя некоторое время, то покупатель (плательщик) предоставляет гарантийное письмо и обязуется произвести оплату.

Примером подобных ситуаций является оказание ремонтных, консультационных или посреднических услуг, а также предварительная поставка товара (без предоплаты).

Содержание и форма гарантийного письма

Разнообразие поводов, по которым составляется документ, делает практически невозможной задачу унификации и создания единого гарантийного бланка.

К их числу относятся:

  • номер и дата, регистрируемые в журнале исходящей корреспонденции. Для физических лиц достаточно указать только дату отправления;
  • дата составления письма (может отличаться от даты исходящей корреспонденции);
  • наименование предприятия, на адрес которого направляется письмо, а также ФИО его руководителя;
  • регистрационные и налоговые реквизиты компании-гаранта или паспортные данные лица, составившего обязательство;
  • юридический адрес;
  • фактическое местонахождение фирмы или адрес проживания частного лица;
  • банковские сведения гаранта (название и местонахождение банка, расчетный и корреспондентский счет, БИК);
  • подписи директора и главного бухгалтера;
  • контактные данные непосредственного составителя (фамилия, телефон или e-mail), указываемые в нижнем левом углу листа.

Особенности оформления и использования гарантийного письма

Требование обязательной подписи бухгалтера связано с подтверждением финансовой значимости операции, по которой составляется гарантия.

Если должность главного или обычного бухгалтера в компании отсутствует (это часто встречается в ЧП), то в письме ставится соответствующая пометка — «Уведомляем, что должность главного бухгалтера (бухгалтера) в ООО «Альянс» отсутствует».

Поскольку определение гарантийного письма в существующем законодательстве отсутствует, такая фраза будет вынуждать фирму соблюдать взятые обязательства.

При нарушении порядка или суммы выплат правильно составленное письмо может стать главным судебным доказательством.

Желательным условием является перечисление в документе наименований, на оплату которых берется обязательство.

Без указания назначения платежа любое гарантийное свидетельство может быть признано ничтожным.

Чтобы избежать затруднений при оформлении документа, следует воспользоваться готовыми формами.

Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара

Ключевые основы

В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не может расплатиться за товар или услугу сразу. Получить отсрочку платежа можно разными способами, например заключить дополнительное соглашение с поставщиком, получить кредит или заемный капитал, оформить покупку в рассрочку или оформить документальную гарантию. Актуальный образец гарантийного письма об оплате товара можно скачать в конце статьи.

По сути, документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает. Однако такой вид документации может:

  • восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
  • компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар был поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
  • исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.

В некоторых случаях поставщик может самостоятельно затребовать гарантийное письмо об оплате (образец скачать бесплатно можно в конце статьи), даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.

Это интересно:  Общее собрание собственников многоквартирного дома 2019 - порядок проведения, жилья, уведомление, повестка дня, протокол, образец, как провести, очно, заочное, правила

Порядок составления «гарантийки»

Унифицированного бланка для составления гарантийного письма нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Предлагаем использовать примерный бланк гарантийного письма об оплате (скачать можно бесплатно).

Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. Далее следуем простым правилам:

  1. В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», также указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
  2. Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
  3. Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
  4. Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
  5. Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
  6. Регистрируем документ в журнале исходящей документации.

Вы можете скачать образец гарантийного письма об оплате совершенно бесплатно.

Образец гарантийного письма

Образец гарантии по оплате кредиторской залолженности

Аналогичным образом составляется гарантийное письмо (образец) об оплате услуг или об оплате кредиторской задолженности.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

В зависимости от условий договора и принятых обязательств, содержание письма может существенно отличаться. Например, образец гарантийного письма на оплату аренды помещения содержит совершенно разные пункты по сравнению с аналогичным документом для налоговой инспекции.

Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Нужно придерживаться официально-делового стиля. Эта документация оформляется на листе формата А4 или на специально разработанном бланке предприятия с его наименованием, всеми необходимыми реквизитами и логотипом. При написании следует опираться на правила делопроизводства. Такой документ отличается однозначностью формулировок, прозрачностью и ясностью намерений «гаранта».

Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).

Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.

Гарантийное письмо оплаты имеет юридическую силу при грамотном оформлении и соблюдении правил делопроизводства. В обязательном порядке указываются полные реквизиты сторон-партнеров, формулировки «оплату гарантируем», присутствует подпись руководителя и печать организации.

Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

  1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
  2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
  3. факсом;
  4. по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Рекомендации по составлению

применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;

не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;

фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;

Это интересно:  Продление договора найма жилого помещения, его образец: когда необходимо предупреждать о его прекращении и кто может вносить изменения в документ?

жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;

будьте грамотны — пишите без ошибок.

Типовой образец гарантийного письма об оплате услуг или продукции не утвержден на законодательном уровне. Поэтому контрагенты должны придерживаться при их составлении стиля, принятого для деловых бумаг.

Образец гарантийного письма об оплате

Образец правильного гарантийного письма об оплате задолженности должен содержать четкие формулировки, позволяющие определить срок и порядок исполнения обязательств, а также условия привлечения к ответственности. Поэтому содержание отдельных пунктов может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, Содержание документа должно быть четким и понятным, язык — деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Прописывая условия, важно осознавать свои реальные возможности.

При невыполнении обязательств вам придется заплатить пени и штрафы.

Заполняя образец гарантийного письма на оплату счета, нужно указать следующие пункты:

наименование организации, ФИО лица-отправителя;

реквизиты отправителя (ИНН, КПП);

юридический и фактический адрес отправителя;

наименование организации, ФИО лица, которому адресовано письмо — получателя;

суть предоставляемых адресату гарантий;

В конце ставится гербовая печать компании-отправителя, подпись и дата составления документа.

Гарантийное письмо можно составить при взятии кредита, регистрации компании в налоговой, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

На выполнение работ

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

Юридическое значение гарантийного письма

Оно имеет ряд важных функций:

  • является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
  • удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
  • подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Гарантийное письмо считается одним из вариантов обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юрлиц, но и при взаимодействии физлиц и ИП. В дополнение к письму можно представить банковскую гарантию на всю сумму долга.

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером.

Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией. Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.

Статья написана по материалам сайтов: goscontract.info, regforum.ru, blog.ksio.ru, gosuchetnik.ru, pravoved.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector